Pemerintah Kota Tangerang memperkuat agenda transformasi digital birokrasi dengan mendorong pengelolaan dokumen kepegawaian berbasis sistem. Salah satu langkahnya adalah sosialisasi penerapan Document Management System (DMS) pada platform ASN Digital milik Badan Kepegawaian Negara (BKN).
Kegiatan sosialisasi digelar oleh BKPSDM Kota Tangerang dan dilaksanakan secara daring. Model ini dipilih agar jangkauan peserta luas, sekaligus memudahkan perangkat daerah mengikuti materi tanpa harus berkumpul di satu lokasi.
Respons pegawai disebut cukup tinggi. Tayangan publik melalui YouTube yang dibuka bebas tercatat menjangkau 2.632 penonton, sedangkan akses internal melalui aplikasi Gorvu tercatat mencapai 2.973 akun pegawai. Angka tersebut menunjukkan minat terhadap pembaruan tata kelola dokumen digital cukup besar.
Kepala BKPSDM Kota Tangerang, Jatmiko, menjelaskan bahwa sesi sosialisasi membahas alasan pentingnya pengelolaan dokumen kepegawaian secara digital. Ia juga memaparkan latar belakang dan kebijakan pengembangan DMS oleh BKN sebagai bagian dari arah nasional manajemen ASN.
Materi berikutnya menyasar pemahaman teknis: konsep DMS, fungsi, serta fitur utama yang dapat membantu instansi. Peserta juga diajak melihat manfaat praktisnya, misalnya mempercepat pencarian arsip, mengurangi risiko dokumen tercecer, dan memudahkan pembaruan data ketika ada perubahan status atau riwayat pegawai.
Tak kalah penting, pembahasan menekankan standar arsip digital, termasuk jenis dokumen apa saja yang dikelola di DMS. Dalam penataan arsip modern, konsistensi format, kelengkapan metadata, dan alur persetujuan menjadi kunci agar dokumen mudah diverifikasi serta tidak menimbulkan sengketa administratif.
Aspek keamanan juga mendapat porsi khusus. Sosialisasi mengulas prinsip keamanan dan keabsahan dokumen, termasuk pengaturan hak akses dan otorisasi pengguna. Dengan begitu, tidak semua orang bisa membuka atau mengubah dokumen sensitif, dan jejak perubahan dapat dipantau secara lebih transparan.
Jatmiko menyebut mekanisme penggunaan DMS dijelaskan rinci, mulai dari proses unggah dokumen, pengaturan akses, hingga monitoring dan pemutakhiran data. Tujuannya agar setiap perangkat daerah memiliki pola kerja yang seragam, sehingga dokumen kepegawaian lebih tertib dan terintegrasi.
BKPSDM menekankan bahwa keberhasilan penerapan DMS sangat bergantung pada peran aktif seluruh perangkat daerah. Sistem yang baik tidak akan maksimal jika pegawai enggan mengunggah dokumen, menunda pembaruan data, atau tidak mengikuti standar yang sudah ditetapkan.
Melalui sosialisasi ini, Pemkot Tangerang berharap aparatur makin paham bahwa DMS bukan sekadar aplikasi, melainkan cara kerja baru. Dengan dokumen yang aman, rapi, dan mudah diakses sesuai kewenangan, pelayanan birokrasi diharapkan lebih cepat, akuntabel, dan siap menghadapi kebutuhan digital di masa depan.
Komentar
Tanggapilah dengan bijak dan bertanggung jawab. Setiap tanggapan komentar di luar tanggung jawab redaksi. Privacy Policy